Page 12 - Negotia, Magasin 111

Arbeidsgivere skal ha et personal-arkiv med dokumenter som berø-rer den enkelte ansatte. Hvor lenge er det relevant at bestemte opplysninger oppbevares i perso-nalmappa? Hva med for eksem-pel en advarsel som er gitt for mange år siden? Kan den ligge der som en ulmende glo i all evighet og plukkes fram igjen når arbeidsgiveren finner det hensiktsmessig? Er det rimelig at man kan innhentes av fortiden på denne måten?

- Generelt skal ikke personopp-lysninger lagres lenger enn nød-vendig. Det er ikke noe lovmes-sig definert antall år som sier hvor lenge en advarsel kan opp-bevares i personalmappa. Men at forhold som skjedde for 20 år siden trekkes fram og brukes mot en ansatt, er helt urimelig. Data-tilsynet pleier å si at opplysning-ene kan lagres fra et par måneder opp i mot et par år avhengig av advarselen, men at vurderingen må være konkret. Det har selv-følgelig noe med alvorlighetsgra-den å gjøre også. Kanskje var omstendighetene rundt advarse-len uklar når den ble gitt også. Det er flere ting som spiller inn, understreker rådgiveren.

gjøre avtale om intervju, var Data-tilsynets nettsider det naturlige stedet å lete opp de nødvendige kontaktopplysningene. Men ver-ken direkte telefon, mobiltelefon eller e-postadresse til de enkelte ansatte var å oppdrive der. - Nei det er riktig. Vi jobber jo med dette, og er bevisste på egne vegne også. Datatilsynet har lagt ut kontaktopplysninger knyttet

til enkelte stillinger, og mener det er tilstrekkelig i forhold til hvordan virksomheten er organi-sert, sier Hersoug Nedberg, og føyer til følgende:

- Vi kan velge med visittkor-tene også, om vi vil ha med de personlige kontaktopplysning-ene. Denne valgfriheten er en policy hos Datatilsynet som arbeidsplass.

Saken ved energiselskapet Lyse, hvor en Negotia-organisert ansatt fikk advarsel for å ha for-synt seg for mye i kantina, er nå til behandling hos Datatilsynet. I bedriftens kantine brukes ansattkortet som betaling. Man velger selv om man skal trekkes 5 kroner eller 25 kroner, avhengig av hvor mye man spiser. Den ansatte skal ha misforstått hvor

spiste ved å observere hva ved-kommende forsynte seg med, og rapporterte dette til de kantine-ansvarlige. Så skal arbeidsgiver ha gått et halvt år tilbake i loggen for å se hva som var betalt og konfrontert den ansatte med dette, og beskyldt ham for å beta-le for lite og for tyveri.

De tillitsvalgte i Lyse har sendt saken til Datatilsynet.

Tillitsvalgte har rett til innsyn i egne medlemmers lønn i for-bindelse med lønnsforhandling-er. Rådgiver Mari Hersoug Nedberg sier dette om innsyn i lønnopplysninger blant andre ansatte enn egne medlemmer: - Datatilsynet mener at det som regel vil være tilstrekkelig for tillitsvalgte å få tilgang til opplysninger om ansattes lønn på gruppenivå. En slik utleve-ring av opplysninger vil som hovedregel ikke rammes av per-sonopplysningsloven dersom det er fem eller flere innenfor samme stillingskategori. Opp-lysningene kan i slike tilfeller oftest ikke knyttes til identitet. Unntak kan tenkes der opplys-ningene er så detaljerte at man i realiteten kan avdekke hvem opplysningene gjelder for. - Dersom det ikke er tilstrek-kelig å få tilgang til opplysning-er på gruppenivå for å kunne

gjennomføre lønnsforhandling-er, vil tillitsvalgt kunne gis opp-lysninger på individnivå om andre enn egne medlemmer, dog ikke knyttet til fagfore-ningsmedlemskap. Hvorvidt opplysningene kan utleveres fra arbeidsgiver må vurderes kon-kret, og vil avhenge av tillit-svalgtes behov for å få tilgang til opplysningene. En forutset-ning for utlevering er at tillit-svalgt signerer en taushetser-klæring. Det må fremgå av denne at opplysningene uteluk-kende kan benyttes i tilknytning til lønnsforhandlingene, at de ikke kan utleveres til andre, og at tillitsvalgte for øvrig plikter å behandle opplysningene i tråd med personopplysningsloven. - Utlevering av lønnsopplys-ninger på individnivå knyttet til medlemskap i fagforening, kan kun skje dersom det foreligger samtykke fra den registrerte.