Negotia | Magasin nr. 1 - 2018

N E G O T I A M A G A S I N – 1 / 2 0 1 8 2 4 I mai innføres nye lovregler som gir strengere krav til håndtering av personopplysninger. Det berører blant annet medlems­ organisasjoner som Negotia. TEKST: TERJE BERGERSEN – Vi er godt i rute med å tilpasse vår håndtering av personopplysninger til de nye reglene, sier Negotias gene­ ralsekretær Rune Aale-Hansen. På hvilken måte berører de nye reglene Negotia? – For oss blir det generelt strengere krav til hvordan vi bruker opplys­ ningene som er lagret i medlemsre­ gisteret. Det gjelder for eksempel rutiner ved kontingentinnkreving, deltakeroversikter til kurs og samlin­ ger og lister som tillitsvalgte kjører ut via forbundets nettside. Krever nye rutiner Er det ting Negotia gjør i dag som ikke vil være lov lenger? – Egentlig ikke. Det blir bare stren­ gere. Vi har gode rutiner allerede, men disse vil ikke være gode nok for å oppfylle de nye lovreglene. Både oppbevaring og spredning av opplys­ ninger skjerpes inn. Og i tillegg må vi i større grad enn i dag innhente aktivt samtykke. Hva betyr aktivt samtykke i praksis? – Det betyr at medlemmene ved innmelding må bekrefte om de godtar at vi bruker personopplysnin­ gene i aktuelle sammenhenger. Vi må oppdatere innmeldingsskjemaer og informasjonen som gis om betingelser ved medlemskapet. Medlemmene kan også reservere seg, de vil ha rett til innsyn og kan når som helst kreve at profilen deres endres etter hva de selv ønsker. Negotia registrerer blant annet personnummer. Kan medlemmene motsette seg å oppgi dette? – Nei, vi trenger personnummeret, blant annet i forbindelse med kontingentrutiner. Vi må imidlertid være enda mer bevisste og ha enda klarere regler for håndteringen. Personvernombud Det skal også opprettes et person­ vernombud. Er dette på plass hos Negotia? - Ja, det er allerede ordnet. Person­ vernombud er Negotias assisterende generalsekretær Jørn Martinsen. Hvis medlemmer eller tillitsvalgte har spørsmål, er det primært han de skal kontakte. PERSONVERNET STYRKES Godt personvern. Negotias general­ sekretær Rune Aale-Hansen garanterer godt personvern i Negotia. Illustrasjonsfoto: Adobe Stock